Power Automate - Automatiseer handmatige processen in een handomdraai

Door een steeds sneller veranderende wereld lijkt het alsof onze dagen steeds korter duren. Het wordt steeds belangrijker om tijd effectief en efficiënt in te plannen, anders loop je het risico achter te raken. Bedrijven zijn gedwongen om steeds sneller te groeien, maar ze worden geremd door herhaalde handmatige taken, zoals het invoeren van gegevens in meerdere systemen of het versturen van standaardmails naar klanten of collega's. Zeker 50% van het werk binnen een bedrijf bestaat uit repetitieve en handmatige taken. Het automatiseren van dergelijke processen zou bedrijven aanzienlijk veel tijd besparen, tijd die vervolgens kan worden besteed aan het verbeteren van het bedrijf.

Met Power Automate is dit mogelijk. Power Automate is een zogenaamde workflowautomatiseringstool, wat betekent dat repetitieve of handmatige taken of processen naar wens kunnen worden geautomatiseerd. Waar dit voorheen veel programmeerwerk vereiste, kunnen saaie taken nu in een handomdraai worden geautomatiseerd.

Hoe werkt het?

Power Automate maakt deel uit van het Microsoft Power Platform, dat de tools biedt om processen binnen een bedrijf te automatiseren, digitaliseren en optimaliseren. Dankzij de visuele interface van Power Automate is het eenvoudig om processen te automatiseren. Het automatiseren van een proces kan worden gedaan door een stroom te bouwen. In hoofdlijnen bestaat een Power Automate-stroom, vaak een 'flow' genoemd, uit twee stappen: een trigger en een actie. Een flow heeft eerst een trigger nodig om te starten. Er zijn in hoofdlijnen 3 soorten triggers die een flow kunnen activeren:

1. Een geautomatiseerde trigger: Een geautomatiseerde trigger betekent dat de flow wordt uitgevoerd wanneer er iets gebeurt. De flow kan bijvoorbeeld worden geactiveerd wanneer iemand een nieuw bestand in een map plaatst of een bestaand bestand in een map wijzigt. De actie die hierop volgt, zou kunnen zijn dat er automatisch een e-mail wordt verstuurd naar een verantwoordelijke met de informatie dat er een nieuw bestand is toegevoegd of een bestaand bestand is gewijzigd in de map. Er bestaan honderden verschillende geautomatiseerde triggers.

2. Een geplande trigger: Een geplande trigger betekent dat op een bepaald moment, in een bepaalde interval de flow wordt uitgevoerd. Een voorbeeld hiervan is dat elke dag om 09:00 een rapportage wordt gemaakt van de afgelopen dag, die naar de verantwoordelijken wordt verstuurd via de e-mail. Zo wordt er direct inzicht gecreëerd in hoe de dag is verlopen en kan er direct worden gehandeld op basis van deze rapportage, zonder dat een dergelijke rapportage eerst handmatig moet worden gemaakt of ververst.

3. Een directe trigger: Een directe trigger lijkt in zekere zin op een geautomatiseerde trigger, maar het verschil is dat bij een directe trigger er menselijke input nodig is om de flow te starten. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de trigger handmatig te starten, zodat deze wordt uitgevoerd wanneer dit het beste uitkomt. Ook is het mogelijk om een flow te starten vanuit een van de andere Power Platform-tools, zoals Power Apps.

Power Automate en Power Platform

Microsoft heeft ervoor gezorgd dat de verschillende onderdelen van het Power Platform naadloos met elkaar samenwerken. Het is daarom mogelijk om oplossingen te ontwikkelen die tegelijkertijd gebruikmaken van bijvoorbeeld Power Automate en Power Apps. Op deze manier kunnen de krachten worden gebundeld om nog betere oplossingen te ontwikkelen die volledig voldoen aan de wensen van een bedrijf.

Een voorbeeld: een Power Apps-applicatie waarin werknemers van een bedrijf hun gewerkte uren en gemaakte ritten registreren, evenals vrije dagen kunnen aanvragen. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld een vrije dag aanvraagt in de applicatie, wordt deze aanvraag automatisch verzonden naar de manager met behulp van een Power Automate-flow. In de flow wordt er een e-mail verzonden naar de manager, waarbij deze de aanvraag kan goed- of afkeuren en hier ook een reactie bij kan geven.

Deze oplossing zorgt ervoor dat vrije dagen altijd geregistreerd staan in een systeem en dat de manager op zijn gemak de aanvraag kan beoordelen, zodat er altijd een juiste keuze wordt gemaakt. Hiermee wordt ook het probleem aangepakt dat een aanvraag voor een vrije dag wordt 'vergeten', waardoor bijvoorbeeld een persoonsplanning ineens niet meer klopt of de positie van de medewerker niet bezet is wanneer de medewerker vrij heeft. Alle aanvragen worden geregistreerd en doorgestuurd, zodat de manager altijd overzicht heeft wie er vrij wilt en wie er binnenkort vrij heeft.

Je processen automatiseren

Zoals in het bovenstaande voorbeeld wordt geschetst, verstuurt Power Automate een e-mail naar de manager. Dit is precies waar de kracht van Power Automate ligt: het werkt niet alleen samen met de andere Power Platform-onderdelen, maar ook met alle Microsoft-producten en zelfs producten daarbuiten. Dit zorgt ervoor dat de mogelijkheden bijna eindeloos zijn. Door de vele triggers en acties die kunnen worden uitgevoerd, is het mogelijk om flows precies af te stemmen op de behoefte van de gebruiker. Deze flows kunnen variëren van eenvoudige tot zeer complexe en uitgebreide flows, met connecties naar Excel, OneDrive, Teams of bijvoorbeeld externe FTP-servers.

Microsoft biedt verschillende soorten licenties aan voor het gebruik van Power Automate. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een Pay-As-You-Go licentie te nemen voor Power Automate, waarin er wordt betaald per keer dat de flow wordt uitgevoerd. Om gebruik te maken van de verschillende Power Platform onderdelen, is het verstandiger om een licentie af te sluiten die alle onderdelen bevat. Een dergelijke licentie kan al vanaf € 6 per maand worden afgesloten! Veel bedrijven hebben echter al een bestaande overeenkomst met Microsoft, voor het gebruik van bijvoorbeeld Word en Excel. In veel gevallen is het dan al mogelijk om gebruik te maken van de Power Platform onderdelen, waardoor er weinig tot geen extra kosten per maand te hoeven worden gemaakt.

Microsoft stimuleert bedrijven om zelf aan de slag te gaan met de Power Platform onderdelen. In veel gevallen is dit goed, maar dit kan ook zorgen voor een wildgroei aan zelf gebouwde oplossingen voor verschillende problemen. Het is belangrijk om structuur te houden in het ontwikkelingen van oplossingen, zeker wanneer dit om complexe oplossingen voor complexe uitdagingen gaat. Er wordt in sommige gevallen gewerkt met bedrijfskritische informatie, waarbij het zaak is dat hiermee zorgvuldig wordt omgegaan. Om oplossingen te krijgen die volledig voldoen aan de wensen en eisen van een bedrijf en gebouwd zijn om mee te bewegen met de tijd, is het in veel gevallen verstandig om een Power Platform-specialist als eMPower in te schakelen. Door een Power Platform-specialist als eMPower in de hand te nemen, wordt de tijd van idee tot implementatie sterk verkort, terwijl de veiligheid, betrouwbaarheid en rigiditeit van de oplossing beter zijn. Door een dergelijke specialist in te zetten, wordt hetzelfde doel bereikt als dat het Power Platform voor ogen heeft: Processen optimaliseren, zodat er meer tijd over is om te innoveren.

Zie je mogelijkheden binnen jouw bedrijf of het bedrijf waar je werkzaam bent? Neem dan gerust contact op met eMPower voor een vrijblijvend gesprek over de kansen die er zijn binnen het bedrijf.