Privacyverklaring

Zodra je deze website bezoekt of contact opneemt met eMPower, ontvangt eMPower informatie over jou. In deze privacyverklaring wordt er uitgelegd wat er met deze informatie wordt gedaan. Heb je vragen of wil je weten welke informatie eMPower van jou heeft, neem dan contact op. Deze privacyverklaring kan worden aangepast als dat nodig wordt geacht. Er wordt daarom aangeraden deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Mocht je vragen hebben of meer informatie nodig hebben, schroom niet om contact op te nemen.

Neem contact op

1 - Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

eMPower verwerkt persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom eMPower ze verwerkt, op welke grond, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt. Verwerkingsverantwoordelijke is: eMPower, Laan van Westroijen 6, 4003 AZ Tiel, KvK: 90194756, info@empowermy.org
eMPower heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy kun je stellen via bovenstaand e-mailadres.

2 - Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

eMPower komt in twee verschillende rollen met persoonsgegevens in aanraking. Het onderscheid bepaalt wie waarvoor aanspreekbaar is.
1. Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de eigen website, de nieuwsbrief, contactverzoeken, offertes en de eigen klantadministratie bepaalt eMPower zelf het doel en de middelen. Op die verwerkingen ziet deze privacyverklaring.
2. Als verwerker. Bij het bouwen en beheren van oplossingen werkt eMPower binnen de Microsoft-omgeving van een opdrachtgever. De persoonsgegevens die daar staan — van medewerkers, klanten of relaties van die opdrachtgever — zijn niet van eMPower. De opdrachtgever is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt doel en middelen; eMPower verwerkt uitsluitend in opdracht.
Voor die tweede rol sluit eMPower met iedere opdrachtgever een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer de instructies, de beveiligingsmaatregelen, het inschakelen van subverwerkers, de meldplicht bij datalekken en de teruggave of verwijdering na afloop zijn geregeld. Dit volgt uit artikel 19 van de algemene voorwaarden van eMPower en uit artikel 28 AVG. Deze privacyverklaring is op die verwerkingen niet van toepassing. Ben je medewerker of relatie van een organisatie die met eMPower werkt en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, richt je dan tot die organisatie.

3 - Welke gegevens, waarvoor, op welke grond en hoe lang

Websitebezoek

Welke gegevens: je IP-adres, je browsertype, het tijdstip en de pagina's die je opvraagt.
Waarvoor: de website laten werken, storingen oplossen en misbruik tegengaan.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk een werkende en veilige website.
Bewaartermijn: deze gegevens worden automatisch vastgelegd door de hostingpartij en niet apart door eMPower bewaard. Zij worden verwijderd volgens de termijn die de hostingpartij hanteert.

Afspraak plannen

Welke gegevens: je naam, je e-mailadres, het gekozen tijdstip en wat je verder bij de boeking invult.
Waarvoor: een kennismaking of overleg inplannen en bevestigen.
Grondslag: uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Bewaartermijn: 12 maanden na de afspraak.

Contact en offerteaanvragen

Welke gegevens: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.
Waarvoor: je vraag beantwoorden en opvolgen, en een offerte uitbrengen.
Grondslag: uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Bewaartermijn: 12 maanden na het laatste contact, als er geen overeenkomst uit voortkomt.

Nieuwsbrief

Welke gegevens: je e-mailadres en je voornaam.
Waarvoor: het toesturen van de nieuwsbrief.
Grondslag: je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).
Bewaartermijn: tot je je afmeldt.

Klant- en contractdossier

Welke gegevens: naam, functie en zakelijke contactgegevens van de contactpersoon, en de overeenkomsten en facturen zelf.
Waarvoor: een overeenkomst sluiten en uitvoeren, factureren en de administratie voeren.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG en artikel 52 AWR).
Bewaartermijn: 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de overeenkomst eindigde.

De genoemde termijnen zijn maximumtermijnen: eMPower bewaart gegevens niet langer dan hierboven staat. Voor het klant- en contractdossier geldt daarnaast een wettelijk minimum, omdat de fiscale bewaarplicht van artikel 52 AWR voorschrijft dat de administratie zeven jaar beschikbaar blijft.

Je hoeft geen gegevens te verstrekken om de website te bezoeken. Wil je contact opnemen, een afspraak plannen of een offerte ontvangen, dan zijn de gevraagde gegevens nodig om dat mogelijk te maken; zonder die gegevens kan eMPower die dienst niet leveren.

4 - Wie je gegevens verder verwerken

eMPower schakelt dienstverleners in die bij het uitvoeren van hun werk persoonsgegevens verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de opdracht van eMPower en niet voor eigen doeleinden.

Framer — bouw en hosting van deze website. Gevestigd in de Verenigde Staten, met infrastructuur mede in de Europese Unie.
Formcarry — verwerking van de webformulieren. Gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte.
Loops — verzending en beheer van de nieuwsbrief. Gevestigd in de Verenigde Staten.
Moneybird — offertes, facturatie en administratie. Gevestigd in Nederland.
Microsoft — kantoorsoftware, e-mail, het inplannen van afspraken en de omgevingen waarin eMPower werkt. Opslag in de Europese Unie; zie hoofdstuk 5.

Daarnaast kan eMPower gegevens verstrekken aan de accountant of aan een andere partij, wanneer een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel daartoe verplicht. eMPower verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt ze niet aan derden voor commerciële doeleinden.

5 - Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van de hierboven genoemde dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maakt gebruik van infrastructuur daarbuiten, met name in de Verenigde Staten.

Voor die doorgifte steunt eMPower op twee waarborgen naast elkaar: het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de betrokken partij daarbij is aangesloten, en de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen. Die tweede waarborg staat er bewust naast, zodat de bescherming in stand blijft als het adequaatheidsbesluit zou komen te vervallen.

Over Amerikaanse wetgeving en gegevens die in Europa staan. Een deel van de gebruikte diensten wordt geleverd door bedrijven met een Amerikaanse moedermaatschappij, ook wanneer de gegevens zelf in Europese datacentra staan. Op grond van Amerikaanse wetgeving, waaronder de Cloud Act, kunnen zulke bedrijven verplicht worden gegevens te verstrekken die zij onder hun controle hebben, ongeacht waar die zijn opgeslagen. eMPower kan toegang door Amerikaanse autoriteiten daarom niet volledig uitsluiten.

Wat eMPower wel doet: gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Unie opgeslagen, er worden zo min mogelijk systemen gebruikt, en er worden uitsluitend leveranciers ingeschakeld die zich contractueel verbinden aan de modelcontractbepalingen en die toezeggen verzoeken van autoriteiten te toetsen en waar toegestaan aan te vechten en te melden.

Wil je weten welke waarborg voor een specifieke partij geldt, vraag het dan op via info@empowermy.org.

6 - Cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij je bezoek in je browser wordt opgeslagen.

eMPower plaatst uitsluitend functionele cookies: cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Zonder die cookies werken bepaalde onderdelen niet. Hiervoor is geen toestemming vereist en er wordt geen toestemming gevraagd.

eMPower plaatst geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackingcookies, meet je surfgedrag niet en toont je geen gepersonaliseerde advertenties.

Klik je op een knop naar een socialmediaplatform, dan verlaat je deze website en gelden de voorwaarden en cookies van dat platform. Voor de gegevens die zij verzamelen verwijst eMPower naar hun eigen privacyverklaringen.

Je kunt cookies via je browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat de website daardoor mogelijk niet volledig werkt.

7 - Beveiliging

eMPower treft passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Concreet betekent dat:

Versleutelde verbindingen naar alle gebruikte diensten;
Meervoudige verificatie op alle accounts waarop dat mogelijk is;
Wachtwoorden die uniek zijn per dienst en worden beheerd in een wachtwoordmanager;
Toegang op basis van het minimaal noodzakelijke, ook bij het werken in de omgeving van een opdrachtgever;
Een bewust beperkt aantal systemen waarin persoonsgegevens worden bewaard.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, meld dat dan via info@empowermy.org.

8 - Je rechten

De rechten die je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens worden hieronder opgesomd. Je kunt deze rechten uitoefenen door te mailen naar info@empowermy.org.

Recht op inzage: Je mag opvragen welke gegevens eMPower van je verwerkt.
Recht op correctie: Je mag eMPower vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.
Recht om vergeten of verwijderd te worden: Je mag vragen je gegevens te wissen. Dat kan niet altijd: voor bijvoorbeeld facturen geldt een wettelijke bewaarplicht.
Recht op beperking: Je mag eMPower vragen om het gebruik van je gegevens te beperken of stil te leggen. Dit betekent dat in bepaalde gevallen jouw gegevens alleen mogen worden bewaard maar niet mogen worden gebruikt.
Recht om bezwaar te maken: Je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dat wordt dan direct gestopt.
Recht op dataportabiliteit: Als klant of wanneer je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van je gegevens, heb je het recht om jouw digitale gegevens te ontvangen in een gangbaar en machineleesbaar bestandsformaat en over te dragen aan een andere organisatie.
Recht op toestemming intrekken: Berust een verwerking op je toestemming, dan mag je die op elk moment intrekken. Dat geldt vanaf dat moment en tast wat daarvoor gebeurde niet aan.

Als je een klacht hebt over de manier waarop eMPower met jouw gegevens omgaat, kun je contact opnemen om het op te lossen. eMPower reageert binnen één maand. Is je verzoek complex of zijn er meerdere verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je krijgt daarover binnen de eerste maand bericht. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan eMPower je vragen je identiteit aan te tonen.

Kom je er met eMPower niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt de zaak ook aan de rechter voorleggen. Je hebt daarbij de keuze tussen de rechter in het arrondissement waar eMPower is gevestigd en de rechter in het land waar jij je gewone verblijfplaats hebt.

9 - Geautomatiseerde besluitvorming

eMPower neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en past geen profilering toe.

10 - Wijzigingen

eMPower kan deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op empowermy.org/privacyverklaring, met de ingangsdatum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging wordt daarop actief gewezen.