Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

eMPower verwerkt persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom eMPower ze verwerkt, op welke grond, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke is:

eMPower
Laan van Westroijen 6, 4003 AZ Tiel
KvK 90194756
info@empowermy.org

eMPower heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang en aard niet verplicht. Vragen over privacy kun je stellen via bovenstaand e-mailadres.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

eMPower komt in twee verschillende rollen met persoonsgegevens in aanraking. Het onderscheid bepaalt wie waarvoor aanspreekbaar is.

Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de eigen website, de nieuwsbrief, contactverzoeken, offertes en de eigen klantadministratie bepaalt eMPower zelf het doel en de middelen. Op die verwerkingen ziet deze privacyverklaring.

Als verwerker. Bij het bouwen en beheren van oplossingen werkt eMPower binnen de Microsoft-omgeving van een opdrachtgever. De persoonsgegevens die daar staan (van medewerkers, klanten of relaties van die opdrachtgever) zijn niet van eMPower. De opdrachtgever is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt doel en middelen; eMPower verwerkt uitsluitend in opdracht.

Voor die tweede rol sluit eMPower met iedere opdrachtgever een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer de instructies, de beveiligingsmaatregelen, het inschakelen van subverwerkers, de meldplicht bij datalekken en de teruggave of verwijdering na afloop zijn geregeld. Dit volgt uit artikel 19 van de algemene voorwaarden van eMPower en uit artikel 28 AVG. Deze privacyverklaring is op die verwerkingen niet van toepassing. Ben je medewerker of relatie van een organisatie die met eMPower werkt en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, richt je dan tot die organisatie.

Welke gegevens, waarvoor, op welke grond en hoe lang

Websitebezoek

• Welke gegevens: je IP-adres, je browsertype, het tijdstip en de pagina’s die je opvraagt.
• Waarvoor: de website laten werken, storingen oplossen en misbruik tegengaan.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk een werkende en veilige website.
• Bewaartermijn: deze gegevens worden automatisch vastgelegd door de hostingpartij en niet apart door eMPower bewaard. Zij worden verwijderd volgens de termijn die de hostingpartij hanteert.

Afspraak plannen

• Welke gegevens: je naam, je e-mailadres, het gekozen tijdstip en wat je verder bij de boeking invult.
• Waarvoor: een kennismaking of overleg inplannen en bevestigen.
• Grondslag: uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden na de afspraak.

Contact en offerteaanvragen

• Welke gegevens: via het contactformulier je voornaam, achternaam, e-mailadres en de inhoud van je bericht, met het tijdstip van verzenden en de pagina van waaruit je het formulier verstuurde. Neem je op een andere manier contact op, bijvoorbeeld per telefoon of e-mail, dan je naam, je contactgegevens en de inhoud van je bericht.
• Waarvoor: je vraag beantwoorden en opvolgen, en een offerte uitbrengen.
• Grondslag: uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden na het laatste contact, als er geen overeenkomst uit voortkomt.

Nieuwsbrief

• Welke gegevens: je e-mailadres, je voornaam als je die opgaf, en wanneer en hoe je je aanmeldde.
• Waarvoor: het toesturen van de nieuwsbrief en het kunnen aantonen dat je je daarvoor hebt aangemeld.
• Grondslag: je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).
• Bewaartermijn: tot je je afmeldt.

eMPower beheert de lijst van de nieuwsbrief zelf. Er is geen aparte dienstverlener voor de nieuwsbrief.

Klant- en contractdossier

• Welke gegevens: naam, functie en zakelijke contactgegevens van de contactpersoon, en de overeenkomsten en facturen zelf.
• Waarvoor: een overeenkomst sluiten en uitvoeren, factureren en de administratie voeren.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG en artikel 52 AWR).
• Bewaartermijn: 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de overeenkomst eindigde.

De genoemde termijnen zijn maximumtermijnen: eMPower bewaart gegevens niet langer dan hierboven staat. Voor het klant- en contractdossier geldt daarnaast een wettelijk minimum, omdat de fiscale bewaarplicht van artikel 52 AWR voorschrijft dat de administratie zeven jaar beschikbaar blijft.

Je hoeft geen gegevens te verstrekken om de website te bezoeken. Wil je contact opnemen, een afspraak plannen of een offerte ontvangen, dan zijn de gevraagde gegevens nodig om dat mogelijk te maken; zonder die gegevens kan eMPower die dienst niet leveren.

Wie je gegevens verder verwerken

eMPower schakelt dienstverleners in die bij het uitvoeren van hun werk persoonsgegevens verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de opdracht van eMPower en niet voor eigen doeleinden.

• Microsoft: hosting van deze website, verwerking van het contactformulier, kantoorsoftware, e-mail, het inplannen van afspraken en de omgevingen waarin eMPower werkt. Opslag in de Europese Unie; zie hoofdstuk 5.
• Moneybird: offertes, facturatie en administratie. Gevestigd in Nederland.

Daarnaast kan eMPower gegevens verstrekken aan de accountant of aan een andere partij, wanneer een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel daartoe verplicht. eMPower verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt ze niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van de hierboven genoemde dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maakt gebruik van infrastructuur daarbuiten, met name in de Verenigde Staten.

Voor die doorgifte steunt eMPower op twee waarborgen naast elkaar: het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de betrokken partij daarbij is aangesloten, en de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen. Die tweede waarborg staat er bewust naast, zodat de bescherming in stand blijft als het adequaatheidsbesluit zou komen te vervallen.

Over Amerikaanse wetgeving en gegevens die in Europa staan. Een deel van de gebruikte diensten wordt geleverd door bedrijven met een Amerikaanse moedermaatschappij, ook wanneer de gegevens zelf in Europese datacentra staan. Op grond van Amerikaanse wetgeving, waaronder de Cloud Act, kunnen zulke bedrijven verplicht worden gegevens te verstrekken die zij onder hun controle hebben, ongeacht waar die zijn opgeslagen. eMPower kan toegang door Amerikaanse autoriteiten daarom niet volledig uitsluiten.

Wat eMPower wel doet: gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Unie opgeslagen, er worden zo min mogelijk systemen gebruikt, en er worden uitsluitend leveranciers ingeschakeld die zich contractueel verbinden aan de modelcontractbepalingen en die toezeggen verzoeken van autoriteiten te toetsen en waar toegestaan aan te vechten en te melden.

Wil je weten welke waarborg voor een specifieke partij geldt, vraag het dan op via info@empowermy.org.

Cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij je bezoek in je browser wordt opgeslagen.

eMPower plaatst uitsluitend functionele cookies: cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Zonder die cookies werken bepaalde onderdelen niet. Hiervoor is geen toestemming vereist en er wordt geen toestemming gevraagd.

eMPower plaatst geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen trackingcookies, meet je surfgedrag niet en toont je geen gepersonaliseerde advertenties.

Klik je op een knop naar een socialmediaplatform, dan verlaat je deze website en gelden de voorwaarden en cookies van dat platform. Voor de gegevens die zij verzamelen verwijst eMPower naar hun eigen privacyverklaringen.

Je kunt cookies via je browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Houd er rekening mee dat de website daardoor mogelijk niet volledig werkt.

Beveiliging

eMPower treft passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Concreet betekent dat:

• versleutelde verbindingen naar alle gebruikte diensten;
• meervoudige verificatie op alle accounts waarop dat mogelijk is;
• wachtwoorden die uniek zijn per dienst en worden beheerd in een wachtwoordmanager;
• toegang op basis van het minimaal noodzakelijke, ook bij het werken in de omgeving van een opdrachtgever;
• een bewust beperkt aantal systemen waarin persoonsgegevens worden bewaard.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, meld dat dan via info@empowermy.org.

Je rechten

Je hebt de volgende rechten. Je kunt ze uitoefenen door te mailen naar info@empowermy.org.

• Recht op inzage. Je mag opvragen welke gegevens eMPower van je verwerkt.
• Recht op correctie. Je mag eMPower vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.
• Recht om vergeten of verwijderd te worden. Je mag vragen je gegevens te wissen. Dat kan niet altijd: voor bijvoorbeeld facturen geldt een wettelijke bewaarplicht.
• Recht op beperking. Je mag eMPower vragen om het gebruik van je gegevens te beperken of stil te leggen. Dit betekent dat in bepaalde gevallen jouw gegevens alleen mogen worden bewaard maar niet mogen worden gebruikt.
• Recht om bezwaar te maken. Je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dat wordt dan direct gestopt.
• Recht op dataportabiliteit. Als klant of wanneer je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van je gegevens, heb je het recht om jouw digitale gegevens in een gangbaar en machineleesbaar bestandsformaat te ontvangen en over te dragen aan een andere organisatie.
• Recht om je toestemming in te trekken. Berust een verwerking op je toestemming, dan mag je die op elk moment intrekken. Dat geldt vanaf dat moment en tast wat daarvoor gebeurde niet aan.

eMPower reageert binnen één maand. Is je verzoek complex of zijn er meerdere verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je krijgt daarover binnen de eerste maand bericht. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan eMPower je vragen je identiteit aan te tonen.

Klacht indienen. Kom je er met eMPower niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt de zaak ook aan de rechter voorleggen. Je hebt daarbij de keuze tussen de rechter in het arrondissement waar eMPower is gevestigd en de rechter in het land waar jij je gewone verblijfplaats hebt.

Geautomatiseerde besluitvorming

eMPower neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en past geen profilering toe.

Wijzigingen

eMPower kan deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op empowermy.org/privacyverklaring, met de ingangsdatum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging wordt daarop actief gewezen.