5 manieren waarop het Power Platform kan worden ingezet binnen een organisatie

Het Power Platform is een platform van Microsoft waarmee bedrijven op een laagdrempelige manier hun processen kunnen verbeteren. In hoofdlijnen bestaat het Power Platform uit 3 onderdelen: Power Apps, Power Automate en Power BI. Elk van deze onderdelen heeft zijn unieke functies, die bedrijven helpen innoveren. Het kan echter lastig zijn om in te zien hoe deze onderdelen specifieke processen binnen een bedrijf zullen verbeteren.

Daarom worden hieronder 5 manieren benoemd en beschreven waarop de verschillende onderdelen van het Power Platform binnen een bedrijf kunnen worden ingezet. Van het vervangen van oude Excel-spreadsheets tot het stroomlijnen van communicatie en samenwerking, dit krachtige hulpmiddel biedt oplossingen die inspelen op de behoeften van bedrijven en deze slagvaardiger en flexibeler maken, klaar voor de toekomst.

Vervangen van Excel spreadsheets

Veel bedrijven zijn door de jaren heen gedigitaliseerd. In veel gevallen omarmden ze Microsoft Excel als dé manier om gegevens te verwerken en te analyseren. Excel wordt vaak gebruikt als een database waarin belangrijke informatie wordt opgeslagen en door meerdere mensen wordt aangevuld en bewerkt. Hoewel dit in sommige gevallen een goede tijdelijke oplossing is, veranderen deze tijdelijke oplossingen vaak in bedrijfskritische spreadsheets waarvan de organisatie afhankelijk is. Iedereen kent wel die ene Excel-spreadsheet op de pc van een medewerker, gevuld met duizenden rijen en tientallen kolommen met belangrijke cijfers, tekst en formules. De gevolgen zijn desastreus als deze spreadsheet verdwijnt of niet meer werkt. Excel is namelijk niet ontworpen voor deze taak.

Met het Power Platform kan snel een betrouwbare oplossing worden ontwikkeld. Er wordt één centrale gegevensbron gecreëerd die toegankelijk is voor alle betrokkenen. Dit elimineert versnippering en zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente informatie. Door een Power Apps-applicatie te ontwikkelen, kan de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomen. Het stelt meerdere mensen in staat om tegelijkertijd te werken zonder versiebeheerproblemen. Werken met duizenden rijen is geen probleem, want het Power Platform kan moeiteloos grote hoeveelheden informatie verwerken.

Vervangen of aanvullen van verouderde systemen

Elk bedrijf, groot of klein, vertrouwt naast tools als Excel ook op systemen en software om hun dagelijkse activiteiten efficiënt en effectief te beheren. Deze systemen variëren van klantrelatiebeheer (CRM) en boekhouding tot inventaris- en voorraadbeheer. Maar na verloop van tijd verouderen deze systemen, lopen ze achter op functies en kunnen ze een remmende factor worden voor groei en innovatie. Het upgraden van verouderde systemen kan echter een enorme uitdaging zijn. Het is vaak duur, tijdrovend en brengt het risico met zich mee van gegevensverlies en onderbreking van de bedrijfsvoering. In sommige gevallen is het niet eens meer mogelijk om verouderde systemen te upgraden, wat betekent dat er een geheel nieuwe oplossing moet worden aangeschaft of ontwikkeld.

Hier kan het Power Platform bij helpen. Het biedt organisaties de mogelijkheid om hun bestaande systemen aan te vullen en te verbeteren zonder de complexiteit en kosten van grootschalige systeemupgrades. De onderdelen van het Power Platform bieden duizenden manieren om te integreren met bestaande systemen, waardoor er altijd een mogelijkheid is om verouderde systemen aan te vullen of zelfs te vervangen, voor een fractie van de kosten en tijd. Omdat de onderdelen van het Power Platform flexibel zijn, is er altijd een oplossing te vinden.

Automatiseren en/of digitaliseren van processen

Verouderde systemen bieden vaak beperkte mogelijkheden om processen te verbeteren, te automatiseren of aan te passen. Medewerkers hebben te maken met een overvloed aan taken en processen die dagelijks moeten worden beheerd en uitgevoerd. Of het nu gaat om het verwerken van facturen, het goedkeuren van vakantieaanvragen of het bijhouden van voorraden, deze processen kunnen tijdrovend en foutgevoelig zijn als ze handmatig moeten worden uitgevoerd. Bovendien zijn ze vaak verspreid over verschillende afdelingen en systemen, wat efficiëntie verder bemoeilijkt.

Met eenvoudige oplossingen kunnen delen van een proces aanzienlijk worden verbeterd. Binnen korte tijd kan een Power Apps-applicatie of Power Automate-flow worden gecreëerd, waardoor fouten worden geminimaliseerd, taken sneller worden uitgevoerd en waardevolle gegevens worden verzameld. In sommige gevallen is het vervangen van systemen een betere oplossing. Door een systeem te vervangen door een op maat gemaakte applicatie kan precies worden aangegeven wie informatie kan invoeren, bekijken en bewerken op de meest geschikte manier. Als een bedrijf bijvoorbeeld behoefte heeft aan een CRM-systeem, maar hier niet veel geld aan wil uitgeven, kan een oplossing worden ontwikkeld die precies voldoet aan de wensen en eisen voor een simpel CRM-systeem. Het voordeel is ook dat, naarmate het bedrijf groeit, de veranderende wensen en eisen on-the-go kunnen worden verwerkt in de oplossing.

Visualiseren en analyseren van gegevens

Het snel verkrijgen van inzicht is steeds belangrijker geworden. Binnen enkele seconden inzicht hebben in waar de knelpunten zich bevinden, is bijna noodzakelijk. Data is de nieuwe olie, wordt vaak gezegd, maar ruwe, onverwerkte gegevens zijn net als ruwe olie - waardevol maar potentieel gevaarlijk. Pas wanneer gegevens op de juiste manier worden verwerkt, verfijnd en geanalyseerd, kunnen we er echt waarde uit halen.

Met behulp van Power BI kunnen één of meerdere dashboards worden gecreëerd die binnen korte tijd een compleet beeld geven van een organisatie. Door de juiste gegevens op de juiste manier te visualiseren, kan een dashboard veel zeggen over de stand van zaken. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens worden verzameld. Dit kan worden gedaan door gebruik te maken van data uit bestaande systemen, maar ook door een all-in-one oplossing te ontwikkelen met behulp van de verschillende onderdelen van het Power Platform. Een voorbeeld hiervan is een eenvoudig boekhoudsysteem. Er kan een applicatie worden ontwikkeld waarin inkomende facturen en andere kosten kunnen worden opgeslagen en waaruit uitgaande facturen met één druk op de knop kunnen worden verstuurd. Vervolgens kan er met Power BI een dashboard worden gecreëerd, waarin in één oogopslag te zien is wat de inkomende en uitgaande geldstromen zijn over een bepaalde periode. Met deze totaaloplossing heeft een bedrijf van begin tot eind grip op het proces.

Stroomlijnen van communicatie en samenwerking

Bedrijven floreren wanneer communicatie en samenwerking naadloos verlopen. Efficiënte communicatie bevordert teamwork, versnelt besluitvorming en vergroot de algehele productiviteit. In een wereld waarin teams vaak verspreid zijn over verschillende locaties of zelfs verschillende tijdzones, en waar flexibel werken de norm is geworden, is effectieve communicatie een essentieel onderdeel van het zakendoen.

Het Power Platform kan hierbij de oplossing bieden. Doordat het Power Platform zich binnen de Microsoft-omgeving bevindt, kan iedereen, ongeacht locatie of tijdzone, met een Power Platform-oplossing werken. Dit stelt organisaties in staat om communicatie- en samenwerkingsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. Door één centrale gegevensbron aan te houden en de juiste mensen bevoegdheden te geven, kan er op een snelle en veilige manier worden gewerkt binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een applicatie waarin verkoopmedewerkers onderweg klantgegevens invoeren. In plaats van deze informatie op te schrijven en bij terugkomst op kantoor in het systeem in te voeren, kan een verkoopmedewerker deze informatie snel en eenvoudig digitaal invoeren. Dit verkleint de kans op fouten en vergroot de slagkracht en snelheid van een bedrijf.

Verbeteren met het Power Platform

De onderdelen van het Power Platform kunnen op elke afdeling en op elk punt in een proces ondersteuning en verbetering bieden. Het is mogelijk om simpele tot zeer complexe oplossingen te ontwikkelen, afhankelijk van het doel en de organisatie. Doordat oplossingen op een eenvoudige manier worden ontwikkeld, is het beheren en het geleidelijk aan aanpassen van een oplossing aan de veranderende wensen en eisen geen probleem. Dit alles binnen de veilige en betrouwbare omgeving van Microsoft, waarin de verschillende toepassingen naadloos met elkaar samenwerken. Voor enkele tientallen euro's per maand kan er al een op maat gemaakte totaaloplossing worden ontwikkeld. Een Power Platform specialist als eMPower kan hierbij helpen. Neem contact op met eMPower om samen te kijken naar de mogelijkheden.